هل تحدق دائمًا من النافذة لدقائق لا تحصى على الرغم من أن لديك عمل للقيام به، هل تبحث عن معلومات غير مفيدة أو تلعب ألعابًا على الإنترنت عندما تعلم أن لديك مهام أكثر أهمية و أكثر إلحاحًا ؟قد يكون الوقت قد حان للاعتراف بأنك تميل إلى المماطلة، و المفتاح لإدارة وقتك بشكل أكثر فعالية هو تقليل كل ما يعطلك و التركيز على أهم المهام التي تحتاج إلى إكمالها و إيجاد طريقة موثوقة لقياس إنتاجيتك، و تساعدك في التوقف عن إهدار وقتك .
و هناك طريقتان من أكثر الطرق استخداما و هم :
- تجنب العادات المهدرة للوقت.
- استخدام اختبار التكرار.
أولًا: تجنب العادات المهدرة للوقت :
1- التوقف عن إهدار وقتك :
نظرًا لأن نادرًا ما يكون الإنترنت أكثر من نقرة أو نافذة واحدة فلا عجب أننا نستمر بالرغبة في التحقق من مواقعنا المرجعية المختلفة، و لذلك عندما تعلم أنك بحاجة إلى التوقف عن إضاعة الوقت و العمل على شيء ما، فإن تجنب الإنترنت طريقة سهلة لتجنب المماطلة.
إذا كانت قوة الإرادة الخاصة بك لا تستطيع وحدها أن تبقيك بعيدًا عن الإنترنت أو ما هو أسوأ من ذلك إذا كان العمل الذي عليك القيام به يتضمن استخدام الإنترنت فيمكنك تثبيت أدوات حجب المواقع لمختلف المتصفحات.
كل ما عليك فعله هو تشغيل التطبيق عندما تحتاج إلى الاستمرار في التركيز و جعل البرنامج نفسه قوة إرادتك.
2- كيفية التوقف عن إهدار وقتك – إبقاء البريد الإلكتروني الخاص بك مغلقًا :
أظهر استطلاع موظفي شركة ميكروسوفت أنهم يقضون فى المتوسط عشر دقائق للرد على البريد الإلكترونى ثم يعيدون التركيز بعد ذلك بخمس عشرة دقيقة على المهام المطلوبة.
إذا كنت حَقًّا بحاجة إلى التركيز علي مهمة معينة فقم بتعيين رد تلقائي على بريدك الإلكتروني.
و ايضًا تجنب التحقق من ذلك حتى تنتهي من العمل.
يعمل نفس المبدأ مع الرسائل النصية لهاتفك الخلوي و الرسائل الفورية و إخطارات الدفع و الإنذارات …… إلخ.
تساعدنا عوامل التشتيت هذه على المماطلة لأنها غالبًا ما تكون أكثر إنتاجية من مهدرات الوقت الأخرى لكنها نادرًا ما تكون ذات انتاجية كبيرة.
أوقف تشغيل الهاتف تمامًا عندما يمكنك ذلك إذا لم يكن قلق الانفصال من الاتصال فى حد ذاته إلهاء خاص.
3- قم بكل عملك على جهاز واحد :
يعد التبديل بين كمبيوتر محمول للعمل على جدول بيانات و هاتفك للتحقق من بريد إلكتروني و جهاز لوحي لعرض عرض تقديمي كارثة.
في كل مرة تتنقل بين الأجهزة من المحتمل أن تستسلم لإلهاء أو اثنين ثم تضطر إلى إعادة التركيز بنفسك.
حاول تجميع كل ما تحتاجه على جهاز واحد خلال فترة الإعداد قبل البدء حتى تتمكن من العمل من جهاز واحد كلما تقدمت.
اقرأ ايضًا: إستغلال الوقت و تحقيق أقصي إستفادة منه
4- كيفية التوقف عن إهدار وقتك – اكتب جدولًا زَمَنِيًّا :
يكره معظم الناس فكرة الاحتفاظ بجدول زمني كامل لكن ليس كل البرمجة.
يجب أن تكون كاملة عندما تشرع في إنجاز مهمة محددة.
خَصَّصُ خمس دقائق لوضع قائمة أو مخطط أو جدول زمني مناسب للمهمة بإعطاء نفسك إطارًا زَمَنِيًّا يمكن التحكم فيه، فستتمسك على الأرجح بالعمل الذي تقوم به.
استخدام « تقصير الوقت » أو أجزاء محددة من الوقت للقيام بمهام محددة يَقْسِمهَا إلى أجزاء سهلة الإنجاز مما يجعل يوم العمل الكثير أسهل.
يمكن أن ينفع هذا التنظيم في كل شيء بدءاً من الفروض و الإصلاحات المنزلية حتى أعمال المكتب.
حاول تجميع المهام معًا عندما تستطيع، على سبيل المثال:
إذا كنت بحاجة إلى شراء مواد البقالة و الحصول على الغاز فحاول القيام بالأمرين في نفس المرحلة.
فإن هذا يوفر عليك القيام بمرحلتين منفصلتين لأشياء يمكن القيام بها بسهولة في نفس الوقت.
5- كيفية التوقف عن إهدار وقتك – الإنتقال ببطء :
يبدو أن العمل ببطء يؤدي إلى نتائج عكسية تمامًا لإدارة الوقت.
لكن محاولة العمل بسرعة كبيرة أو القيام بأكثر من مهمة فى نفس الوقت أكثر من المهام الموضوعة يمكن أن ينتهي به المطاف إلى إضاعة الوقت.
أظهرت الدراسات أن 2٪ فقط من الناس يمكنهم القيام بمهام متعددة بطرق فعالة وموفرة للوقت.
يتيح لك الانتقال بشكل أبطأ ليس فقط التركيز بشكل أفضل و لكن أيضًا لتقليل الضغط.
يمنحك التقدم البطيء أيضًا الفرصة للتأكد من إتمام كل مهمة بشكل كامل و واضح.
مما يقلل من احتمالية العودة و توضيح الأخطاء أو إصلاحها الأمر الذي قد يستغرق وقتًا أطول.
6- كيفية التوقف عن إهدار وقتك – تمسّك بالمهمة التي بين يديك :
ليس سرًا أن العديد من طلاب الجامعات لديهم شقق متألقة و نظيفة في الأسبوع قبل إمتحانات نهاية العام الدراسى.
و ذلك لأن غالبًا ما نماطل عن طريق القيام بمهام أخرى مهمة (و إن كانت غير مناسبة للوقت) بدلاً من المهمة الأكثر أهمية التي نحتاج إلى إكمالها، لا يزال قضاء الوقت على الأنشطة الأقل أهمية و مضيعة للوقت عندما يكون لديك مواعيد نهائية أخرى أو تواريخ استحقاق يلزم النظر بها.
اعلم أن المهمة التي تعمل عليها ليست هي المهمة التي يجب أن تكون في أعلى القائمة.
حاول تحديد الأولويات لمهامك و ابدأ ببعض المهام الصغيرة لمساعدتك على التحرك و قوة الدفع ثم ركز على المهام الأكثر إلحاحًا في حياتك.
اقرأ ايضًا: المهارات الأساسية للنجاح : إليك 20 مهارة للنجاح فى العمل و الحياة
7- كيفية التوقف عن إهدار وقتك – امنح نفسك فترة توقف :
العمل بدون توقف ذهنك هو طريقة أكيدة لحرق نفسك و الإحساس بالإحباط سواء كان وقت التوقف الخاص بك هو نهاية يوم العمل أو عندما يكون لديك موعد عشاء أو شيء مختلف تمامًا.
فإن وضع وقت الانتهاء في الاعتبار سيساعدك على منعك من الإفراط في العمل مما سيؤدي فقط إلى انخفاض جودة العمل.
حتى إذا كنت في وضع أزمة مع أوراق مطلوبة و مستحقة في اليوم التالي فإن الجدول الزمني يعطيك ما يكفي من الوقت لجمعها قبل العودة إليها.
حدد فترات الراحة حيث تسمح الاستراحات لدماغك بالراحة و في النهاية ستجعلك أكثر سعادة و أكثر تركيزًا و إنتاجية.
ثانيا: استخدام اختبار التكرار :
1- كيفية التوقف عن إهدار وقتك – قم بإنشاء نموذج لإدارة وقتك لهذا اليوم :
الآن بعد أن أصبح لديك مجموعة من الخطوات لمساعدتك في الحفاظ على التركيز من الطريقة الأولى، يعد اختبار التكرار طريقة رائعة لاختبار مدى فعالية استخدامها.
ابدأ بإنشاء جدول بيانات أو ببساطة رسم نموذج على قطعة من الورق أو السبورة و ضع عمودًا واحدًا مع سرد ساعات اليوم.
و بعد ذلك اجعل عمودًا أوسع يترك مسافة على يمين كل ساعة.
2- توقف عما تفعله في أعلى كل ساعة :
يتطلب منك هذا الاختبار أن تأخذ دقيقة أو دقيقتين في أعلى كل ساعة لتقييم كيفية استخدامك للساعة السابقة.
اضبط مؤقتًا إذا كنت بحاجة إلى التأكد من التوقف لفترة كافية لملء النموذج.
اقرأ ايضًا: ١٠ أفكار مختلفة في استغلال الوقت بالمنزل أثناء الحظر
3- ضع في اعتبارك كيف قضيت الساعة :
خلال فترة التقييم ضع في اعتبارك ما أكملته خلال الساعة السابقة، أذ هل من الممكن أن يكون هذا أي شيء من روتين التمارين أو الدراسة للاختبار أو قضاء الساعة أمام التلفزيون.
كن صادقًا مع نفسك فيما يتعلق بكيفية قضاء الساعة.
4- اسأل نفسك إذا كنت ستكرر الساعة :
هذه هي الخطوة التي يستمد منها الاختبار اسمه.
بمجرد الانتهاء من تقييم الساعة اسأل نفسك ببساطة عما إذا كنت ستكررها مرة أخرى أو لا.
غرض السؤال بشكل أساسي هو جعلك تسأل نفسك إذا كنت تعتقد أنك قضيت الساعة بطريقة مثمرة و تقل احتمالية تكرار الساعة إذا كانت الإجابة لا.
5- كيفية التوقف عن إهدار وقتك – لخص الساعة و اكتب تقييمك في العمود الأيمن :
إن الاحتفاظ بسجل مكتوب لليوم لمعرفة عدد الساعات التي ستكررها و عدد الساعات التي لن تفعلها هو أيضًا أداة تحفيزية فعالة.
اكتب بضع كلمات حول ما فعلته بالساعة في العمود الأيمن و كذلك تقييم التكرار.
6- اعترف بأجزاء يومك التي تتحكم فيها :
أحد عيوب اختبار التكرار هو أنه يمكنك أن تقع بسرعة في عادة الحكم على كل ساعة حسب فائدتها الشاملة.
مثل أنه يمكن أن يبدأ الفصل الذي لا يغطي فيه المعلم المواد الجديدة أو اجتماع عمل غير منتج أو أجزاء أخرى من يومك بالشعور بأن الوقت المحبط يهدر في حد ذاته.
حاول أن تتذكر أنه ليس لديك تحكم كامل في كل ساعة من يومك في بعض الأحيان.
و أن الوفاء بالالتزام (مثل التواجد في الاجتماع غير المنتج) لا يزال يمكن اعتباره جزءًا ضَرُورِيًّا من يومك.
من المهم الحفاظ على المرونة في جميع جوانب حياتك بما في ذلك وقت المرح و الاسترخاء.
المصادر
اقرأ ايضًا: قضاء العطلات مع الأسرة – نصائح لقضاء الوقت مع العائلة في المنزل
