انتقاد شخص ما ليس بالأمر السهل، حيث يحب الجميع سماع المدح و الإطراء، و خطوات انتقاد الموظفين متعددة.
و فى حالة الإضطرار لشرح سوء سلوك شخص ما، تعد مهمة صعبة للغاية و غير مريحة إلي حد ما لا يتعامل معها بعض المديرين بسهولة، فيخشي المدير فى تلك الحالة من أن يتفاعل الموظف مع عدم الفهم، أو يدافع عن نفسه بلا نهاية، أو حتى فى أسوأ الأحوال يبكي خاصة النساء.
إن إجراء مقابلة انتقادية بشكل صحيح أمر ضروري، فالذين يؤجلون المهام غير المريحة لن يتمكنوا فى نهاية الأمر من القيام بمهمتهم فى الإدارة بنجاح.
لماذا النقد مهم ؟
وظيفة الرئيس فى جوهرها هى تحمل المسئولية.
و يتضمن ذلك تصحيح المسار، و بناءًا عليه إذا حدث خطأ ما على المدير أن ينتقد الأوضاع بهدف تصحيحها.
ينسي الكثير من الموظفين أن الرد على النقد لا يجب أن يكون بشكل سلبي أو دفاعي.
كما يخطئ بعض المديرين فى الطرق التى يوجهون بها الإنتقاد و يعالجون بها تلك المواقف.
فالإنتقاد بصفة عامة يتعلق بجذب الإنتباه لأن هناك خطأ، و وجوب النظر فى كيفية معالجته، و بالطبع تجنبه فى المستقبل.
إن النقد البناء هو الذي يؤكد على الكفاءة أولًا، و أن الخطأ وارد فى كل الأحوال و على كل المستويات، و هدفه الأساسي هو تجنب الأخطاء و تحسين الأداء.
ففي واقع الأمر النقد الجيد هو أفضل ما تمنحه للموظف حيث تعطيه فرصة لتغيير سلوكه و التعلم من الأخطاء السابقة.
و العكس صحيح إذا لم يقم المدير بالنقد أو كان سيئًا، فالنقد السئ يمكن أن يؤدي إلي خسارة موظفين الخبرة و خسائر مالية كذلك.
اقرأ ايضًا: عوامل النجاح في العمل و كيف تترقي فى عملك
مشكلات تنتج بسبب النقد السئ:
هناك 4 مشكلات تنتج بسبب النقد السئ، كالتالي:
- يؤدي لمزيد من الآداء السئ.
- تكاليف التدريب و التوجيه الوظيفي لسد الفجوات.
- خسارة العملاء بسبب حنق الموظفين فى التعامل معهم.
- تكاليف إنهاء خدمة الموظفين، الذين يستقيلون.
خطوات انتقاد الموظفين و كيف تنتقد دون حرج ؟
حتي إذا كنت مديرَا، لا يمكنك تفويض هذه المهمة، فعليك القيام بها بنفسك، و خطوات انتقاد الموظفين متعددة فلابد من الاستعداد للمناقشة النقدية مسبقًا، و من ثم اختيار الوقت لمناسب لهذه المناقشة، و حاول ابلاغ الموظف مسبقًا بموعد النقاش و حاول أن تجعل المناقشة بشكل ودي، و ايضًا من خطوات انتقاد الموظفين أن يكون محور إنتقاداتك أمر واقعي و ملموس و منح الموظف فرصة للرد و البحث معه علي حل.. الخ.
و لتتمكن من آداء تلك المهمة نقدم لك بعض النقاط التى يجب مراعتها أثناء المناقشة و النقد:
1- خطط للمناقشة
استعد للمناقشة النقدية مسبقًا، حدد صيغ الحوار فى عقلك.
من المهم أن تتجنب التعميم و الكلمات القاسية، فلا تقل تلك الكلمات “دائمًا” “أبدًا”.
فمن المرجح أن التعميم سوف يثير مواقف دفاعية مع الشخص الذي تحاوره، فالتعميم علي كل حال غير منصف.
ضع لنفسك أهداف تريد تحقيقها من خلال تلك المحادثة، لتكون واضح و محدد.
2- أختر الوقت المناسب
إذا كان ذلك ممكنَا، يجب أن تكون المناقشة النقدية سريعة، و لكن ليس بعد وقوع الخطا مباشرة.
علي سبيل المثال: فإن قدم موظف عرض تقديمي سئ تسبب فى سخط العميل بالفعل، فيجب أ، تنتظر لبضع ساعات أو يوم حتى يهدأ الموج.
فلا يوجد أخطر من مناقشة عاطفية للغاية، الحجج الواقعية و المنطق لا يصمد طويلًا فى هذا النوع من المناقشات، و بالطبع ستكون العاطفة مسيطرة على الموظف بعد الحدث مباشرة.
اقرأ ايضًا: أسباب تجعلك غير سعيد في العمل و كيف تتعامل معها
3- أبلغ الموظف مقدمًا
من الناحية المثالية، يجب أن يعرف الموظف موعد النقاش و سببه.
فيمكنك إخباره بشكل شخصي أو عبر البريد الإلكتروني مع تزويده بالمعلومات حول المناقشة و موضوعها.
فمن المنصف أن يكون لدي موظفك القوت للتحضير لتلك المقابلة و إعدادها إذا لزم الأمر.
و بناءًا عليه لن يتفاجئ و لن يشعر بالهجوم علي شخصه.
4- أجعلها وديه
يفضل فى مثل هذا النوع من المناقشات، أن تكون بشكل ودي.
يمكنك عقدها في مطعم الشركة، أو في حجرة من حجرات التدريب، و تجنب أن يفصل بينك و بين الموظف مكتب أو طاولة.
من الممكن أن تكون أثناء المشي، أو فى الحديقة المجاورة للشركة أو اي مكان مفتوح يتوفر بمكان العمل.
و الحركة فى أثناء الإنتقاد مفضله حيث أنها تقلل من التوتر مما يعني إمكانية صياغة الأفكار و تلقيها بشكل أفضل.
أبدأ حديثك بالتحية و قدم له شئ يشربه حتى لو لم يكن عطشان، هذا أيضًا يخفف من التوتر و يعطي الموظف فرصة لأن يمسك بشئ فى يده، فالضغط باليد على شئ يخفف من توترنا.
مثل هذه الحيل النفسية الصغيرة تساعد بالفعل من تخفيف ضغط مثل تلك المحادثات، و تجعل المتلقي أكثر تقبل و فهم لرسالتك الأساسية.
اقرأ ايضًا: طرق التحدث أمام الناس دون خوف و إزالة التوتر
5- كن واقعي دائمًا
يجب أن يكون محور إنتقاداتك أمر واقعي و ملموس.
و من أجل تحقيق أهدافك، من المنطقي توجيه نفسك إلي النقاط التى قمت بتحديدها مسبقًا كما ذكرنا بالأعلي.
أولًا أمنح موظفك نظرة عامة عن الإطار الزمني للمقابلة، ثم أنتقل بسرعة إلي نقاط انتقادك، و على سبيل المثال سلوكه غير الودود تجاه العملاء.
تأكد من صياغة ما لاحظته فى رسائل الأنا الواقعية.
و من المهم أيضًا أن تذكر حدث وقع فى وقت قريب جدًا للمناقشة لتدلل به على وجهة نظرك.
كما أنه من المهم جدًا أن تحافظ على الأنا لمحدثك، فمثلًا لا تذكر له قصص من ثلاث سنوات مضت، أو أخطاءه حينما كان جديدًا فى العمل و كم بذلتم من جهد فى تعليمه و كم صبرتم عليه… إلخ.
فهذا غير عادل و يثير المقاومة و يدفع المتلقي للمقاطعة و اللجوء للحيل الدفاعية.
كن واضحًا و محددًا قدر الإمكان، و إلا فلن تحصل على اي نتيجة من انتقاداتك بل على العكس ربما تحصل على نتائج عكسية.
6- أمنح الموظف فرصة للرد
يجب أن تمنح المناقشة النقدية للموظف فرصة للرد على النقط التى تم ذكرها فى المناقشة.
عند هذه المرحلة يمكن أيضًا تسأل الموظف هل لديه مشكلة محددة ؟
هل الصعوبات ربما بسبب أان مهام العمل المطلوبة منه غير واضحة، مثلًا ؟
هل هو محبط و ينقصه الدافع أم أن هناك مشكلة ما فى مكان العمل أو مناخ العمل ؟
يجب أن تعطيه بعض الخيارات لتمنحه الأمان فى التعبير عما يزعجه.
اقرأ ايضًا: كيفية التعامل مع نصائح الاخرين وتدخلهم بحياتك
7- خطوات انتقاد الموظفين : ابحث معه عن حل
لا ينبغي أن تكون أنت المسيطر على المناقشة، فربما تخرج بمناقشة لك اليد العليا فيها، و لكن النتائج لن ترضيك.
من المهم أن تكون المناقشة موجهه نحو الحل، و لهذا من الأفضل أن تسمح للموظف بتقديم مقترحات حول كيفية تجنب هذه المشكلات فى المستقبل.
يجب ألا تعطيه حلول جاهزة و أوامر، و لكن دع له الفرصة يقدم حلوله أولًا ثم ضع إضافاتك فى النهاية إن لم يتطرق لها هو بنفسه.
من المهم أن تكون الحلول واقعية و تقسم لأهداف صغيرة فى جدول زمني و تابع معه نجاحاته الصغيرة.
فذلك سيعطي الموظف الشعور بالإنجاز، و هذا يجعل موظفيك يعملوان تحت دوافع مستمرة و محفزة.
8- خطوات انتقاد الموظفين : أكد على فاعلية المناقشة
لتستمر المناقشة بشكل فعال، عليك مراجعة ما تم الإتفاق عليه و توضيح العواقب المترتبة على عدم الإلتزام و الفوائد و الميزات التى ستعود عليه من إلتزامه بإتفاقاته معك.
اشرح لموظفك أن ستتحقق من النقاط المذكورة و ستكون داعم له، و سوف تكون متاح للمراجعة أو النقاش حول المستجدات و التعديلات.
9- خطوات انتقاد الموظفين : أنهيها بشكل إيجابي
إن كان لديك مناقشة نقد بناءة، فيجب إنهاءها كما بدأتها، أي بشكل إيجابي.
للقيام بذلك، قم بتخليص النتائج الرئيسية مرة أخري و أعرب عن تقديرك للموظف. من خلال التعبير عن نفسك بثقة، فأنت تظهر لموظفك أنه يمكن أيضًا تنفيذ الحلول التى تمت مناقشتها.
فى النهاية أشكره على المقابلة و ودعه وداع حار.
10-خطوات انتقاد الموظفين : تقييم نفسك بعد المناقشة
يشمل هذا التقييم التأكد من كيفية سير الأمور، هل ألتزمت بجدولك الزمني، و هل تم توضيح نقاط إنتقادك الأساسية ؟
هل فهمت كيف سيتصرف الموظف فى المستقبل ؟
تجنب جعل موظفك يشعر بالسيطرة، لكن أكتب ملاحظاتك حول التقدم الممكن.
إذا أخذت الرسائل الرئيسية لهذه التوصيات على محمل الجد، فسوف تنجح فى مناقشة نقدية يشعر الموظف فيها بالتقديم الإحترام. و سيؤدي ذلك إلي…
- سيتمكن موظفيك ممن فهم النقد و إظهار البصيرة.
- سوف يلتزم موظفك بالإرشادات التى تم تطويرها بشكل مشترك فى المستقبل.
- أنت تعزز استقلالية و توجه موظفيك نحو الحل.
- هذا يعني أنك لا تفي فقط بمسؤوليتك تجاه الشركة، و لكن أيضًا تجاه الموظف.
المصادر
https://smallbusiness.chron.com/criticize-staff-looking-like-bad-boss-72295.html
اقرأ ايضًا: المدير كثير الانتقاد وكيفية التعامل معه
